communaute urbaine de strasbourg offre ref :165986 secrétaire-assistante à la direction de la démocratie locale et de la proximité - h/f date de publication : 29/06/2012 date limite de candidature : 05/08/2012 date prévue du recrutement : 01/09/2012 type de recrutement : fonctionnaire ou non titulaire de droit public
nombre de poste(s) : 1 grades ou cadres d'emploi : adjoint administratif de 1ere classe
adjoint administratif principal de 2eme classe
adjoint administratif principal de 1ere classe
redacteur
missions niveau du diplôme requis : bep ou cap domaine du diplôme requis : descriptif des missions :
les équipes des directions de proximité, dispositif de territorialisation, renforcent les compétences à disposition des quartiers et concourent aux synergies avec les directions thématiques. elles animent des réflexions, coordonnent l'action sur le territoire et mènent des projets sur le terrain.
sous la responsabilité du directeur de proximité des quartiers neudorf esplanade krutenau, vous assistez l'équipe en assurant l'accueil aussi bien physique que téléphonique. vous gérezl'organisation des courriers, des réunions, des dossiers, des tableaux de bord...

activites :

• assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction.
• effectuer la gestion de l'agenda et des rendez-vous des cadres.
• réceptionner, traiter et diffuser les informations.
• garantir la qualité des échanges d'information entre le directeur et ses services.
• assurer le lien avec le secrétariat de l'élu de quartier.
• effectuer les activités et travaux de secrétariat : rédaction, saisie, mise en forme de documents, enregistrement et archivage des documents, mailings...
• gérer le courrier : tri, enregistrement sibelius, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et signatures, expédition, classement et archivage des documents.
• elaborer des projets de réponse à des courriers simples.
• suivre les demandes de congés et de formation des membres de l'équipe et effectuer la mise à jour de l'ogst.
• tenir un classement et alimenter divers tableaux de bord : absences, congés, remplacement, relevés de décision, suivi des réunions de concertation...
• mettre à jour les données sur l'intranet et, à venir, alimenter le site internet strasbourg.eu au niveau des informations du quartier.
• veiller à l'aspect logistique des réunions : inviter les participants, préparer les documents et dossiers, rédiger les comptes rendus...
• assurer l'organisation logistique des visites du maire sur les deux quartiers.
• participer en matière logistique et organisationnelle à certaines animations de quartier et évènementiels.
• effectuer le suivi des inaugurations et des quartiers fleuris sur le territoire de la direction.

profil recherché : profil :

• cap ou bep secrétariat exigé, bac pro souhaité.
• première expérience sur des fonctions similaires souhaitée.
• maîtrise des techniques de secrétariat.
• maîtrise des règles d'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire.
• maîtrise de l'outil informatique (word, excel, powerpoint, outlook, internet).
• pratique du logiciel sibelius et de l'ogst appréciée.
• culture administrative et connaissance des procédures de la cus.
• capacités à analyser, synthétiser et rédiger.
• autonomie et capacité à prendre des initiatives.
• capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités.
• sens de l'organisation, rigueur et méthode.
• sens de l'écoute, disponibilité, discrétion et confidentialité.
• qualités relationnelles, capacité à travailler avec différents interlocuteurs internes et externes.

conditions d'exercice :

• lieu de travail : cour de cambridge à l'esplanade.
• horaires :
• permanences jusqu'à 18h00 le mardi et le jeudi et les autres jours jusqu'à 17h30,
• travail le week-end parfois demandé (visites du maire, vœux des adjoints, accueil des nouveaux arrivants, inauguration, fête de quartier). conditions de travail lieu d'affectation : strasbourg service d'affectation : ddlp - 1999 temps de travail :

35 heure(s) 0 minute(s) candidatures les candidatures sont à adresser à :

communaute urbaine de strasbourg
service emploi formation insertion
1 parc de l'etoile
67076 strasbourg cedex

offre publiée par le centre de gestion sur le site : www.cap-territorial.fr
Trouvé sur FNCDG - il y a 10 mois